आभासी साक्षात्कार के लिए अपने व्यक्तित्व को निखारें

संगीता गधोक मगन

          पिछले कुछ वर्षों में, शायद हर क्षेत्र की कार्यशैली, कार्य संस्कृति और कार्यस्थलों में एक बड़ा बदलाव देखने में आ या है। जहां वर्क फ्रॉम होम निर्बाध रूप से चल रहा है; यहां तक कि साक्षात्कार प्रक्रिया भी अब ऑनलाइन रूप में स्थानांतरित हो गई है।उद्योग और भर्ती विशेषज्ञों के अनुसार, अब आभासी साक्षात्कार कायम रहेंगे; ये नए मानदंड हैं। हालाँकि, इस प्रक्रिया में सफलता प्राप्‍त करने के लिए, आपको अपने घर में भी बहुत सी चीज़ें रखनी होंगी।

पिछले लेख में, मैंने इंटरव्‍यू प्रक्रिया के माध्यम से अच्छी तरह से तैयारी करने और आगे बढ़ने के बारे में कुछ महत्वपूर्ण सुझाव साझा किए थे बजाए इसके  कि किसी के जीवन के सबसे दुखद शब्दों को का उल्लेख किया गया हो कि 'काश मेरे पास ये होता!!. क्योंकि यदि आप अच्छी तैयारी करते हैं, तो कुछ भी डर नहीं है । तो, आइए हम संक्षेप में कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं को याद करें और उन बातों का जिक्र करें जिन पर उस लेख में चर्चा की गई है। हमने मोटे तौर पर उन सभी पहलुओं के बारे में बात की है जो मायने रखते हैं, चाहे आप सौंदर्य कर रहे हों, पृष्ठभूमि, कमरे में रोशनी, आपकी गैर-मौखिक भाषा, और निश्चित रूप से तकनीक; सभी महत्वपूर्ण हैं। आपको यथा संभव सबसे अच्छा पहला प्रभाव बनाना होगा। सरल शब्दों में आप महत्वहीन साक्षात्कार कौशल के कारण अपनी छाप छोड़ने में असफल नहीं हो सकते। उम्मीदवार जो एक मजबूत आभासी उपस्थिति दिखाते हैं, आत्मविश्वास प्रदर्शित करते हैं, और स्पष्ट रूप से संवाद करने और पैनलिस्टों के साथ एक स्‍वाभाविक तालमेल बनाने में सक्षम होते हैं, वे अधिक सफल साबित होते हैं। अब जब आप वर्चुअल इंटरव्यू के महत्वपूर्ण पहलुओं को समझ गए हैं, तो मैं समूह चर्चा यानी ग्रुप डिस्कशन और व्यक्तिगत साक्षात्‍कार यानी पर्सनल इंटरव्यू टिप्स के बारे में चर्चा करने जा रहा हूं। हमेशा याद रखें, कि आपकी तैयारी ही साक्षात्कार में आपकी सफलता का एकमात्र महत्वपूर्ण कुंजी है और इसका अर्थ है महत्वपूर्ण ज्ञान, सही दृष्टिकोण, सही बॉडी लैंग्वेज और सटीक दृष्टिकोण को शामिल करना। जीडी और पीआई में आगे बढ़ने के लिए 4 सी - सामग्री, संचार कौशल, आत्मविश्वास और संयम को अपना हथियार बनने दें।

बेहतर हो या ख़राब, वर्चुअल इंटरव्यू और रिमोट हायरिंग यहां बने रहेंगे। जहां इसके कई नायाब फायदे हैं, वहीं कई चुनौतियां भी हैं। यह प्रक्रिया अपेक्षाकृत नई हो सकती है, हालांकि, आपको वर्चुअल इंटरव्यू की बारीकियों को समझने और उसे निखारने के लिए अपना काम करने की जरूरत है। तो चलिए वर्चुअल ग्रुप डिस्कशन [जीडी] और पर्सनल इंटरव्यू [पीआई] को समझने के लिए आगे बढ़ते हैं। समूह चर्चा, जिसे आमतौर पर जीडी के रूप में जाना जाता है, एक साक्षात्कार प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण और सामूहिक उन्मूलन दौर है। और चूंकि यह आभासी है, चुनौतियां अधिक हैं। भले ही आप एक शीर्ष कॉलेज में प्रवेश करना चाहते हैं या नौकरी के लिए आवेदन करना चाहते हैं, समूह चर्चा दौर एक महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह दौर तय करेगा कि आप व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौर में आगे बढ़ते हैं या नहीं; यह एक ऐसा दौर है जिसका सामना आपको अपनी आगे की शिक्षा या सपनों की नौकरी की अपनी आकांक्षा को साकार करने के एक कदम और करीब लाने के लिए करना होगा।

हालाँकि, कभी-कभी आप केवल इस विचार पर स्थिर हो सकते हैं कि आप समूह चर्चा में अपने विचारों और भावनाओं को कैसे प्रस्तुत करेंगे, वास्तव में, समूह चर्चा का दौर उतना डरावना नहीं है जितना लगता है कि यदि आप आजमाए हुए और परीक्षण किए गए तरीकों में महारत हासिल करने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं। जो आपको समूह चर्चा के माध्यम से मज़बूती हासिल करने में मदद कर सकता है।

आपको सबसे पहले यह समझने की जरूरत है कि जीडी राउंड क्यों आयोजित किया जा रहा है और यह इतना जरूरी क्यों है। जीडी राउंड एक पैनल को प्रत्येक उम्मीदवार को उनकी आवश्यकता के संबंध में विश्लेषण और समझने में मदद करता है। आपका आत्मविश्वास का स्तर, टीम कौशल, संचार, नेतृत्व कौशल, लोगों के लिए आप जो सम्मान रखते हैं, आपका ज्ञान स्तर, सूची और आगे बढ़ती जाती है।

1.    दर्शकों का विश्लेषण मायने रखता है

आपकी तैयारी का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है- 'अपने दर्शकों को समझें', एक साक्षात्कारकर्ता के दृष्टिकोण को समझें, समझें कि वे एक उम्मीदवार में क्या देखना चाहते हैं, जीडी राउंड के उद्देश्य को समझें।

2.    सामग्री मामले

एक अच्छी तरह से पढ़ा हुआ और अच्छी तरह से सूचित उम्मीदवार वह है जिसे पैनलिस्ट ढूंढते हैं। इसलिए आपको राजनीति, सामाजिक परिदृश्यों और सामाजिक मुद्दों से संबंधित समसामयिक मामलों की गहन पृष्ठभूमि की आवश्यकता है। इस प्रकार, वे सभी जो समाचार पत्रों और पत्रिकाओं के उत्साही पाठक रहे हैं, निस्संदेह एक छाप बनाने का एक बेहतर मौका है। पैनलिस्ट एक ऐसे उम्मीदवार को महत्व देते हैं जो एक गहन विश्लेषण प्रस्तुत कर सकता है और जीडी राउंड में अनुसंधान, तथ्यों और आंकड़ों के साथ अपने बिंदुओं का समर्थन कर सकता है।

एक समूह चर्चा आपको 8-10 उम्मीदवारों के समूह में अपनी योग्यता साबित करने के लिए सिर्फ 20 मिनट का समय देती है। यह कोई मामूली काम नहीं है। वर्चुअल जीडी में यह और भी मुश्किल है। आप चर्चा में कैसे प्रवेश करते हैं, आप कैसे शुरू करते हैं, आप अपने विचारों को कैसे प्रस्तुत करते हैं और बिंदुओं को कैसे देखते हैं। जीडी को मोटे तौर पर तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है: तथ्यात्मक विषय या सामान्य विषय जो आपकी सामान्य जागरूकता का आकलन करते हैं, सार विषय जो आपकी रचनात्मक विचार प्रक्रिया का आकलन करते हैं, और केस-आधारित विषय जो आपकी समस्या को सुलझाने और निर्णय लेने की क्षमता का आकलन करते हैं। अपने समस्या-समाधान कौशल और रचनात्मक या लीक से हटकर सोच को बढ़ाने के लिए कई केस स्टडीज को हल करने का प्रयास करें। तो, आगे बढ़ो, जितना हो सके पढ़ो, ज्ञान के अपने स्वयं के प्रदर्शनों का निर्माण करो ताकि आपके पास सामग्री की कमी न हो। आपको दुनिया भर में क्या हो रहा है, इस पर नज़र रखने से शुरुआत करनी होगी। आपका ज्ञान, आपकी सामग्री का स्तर दूर से एक पूर्ण व्यक्तित्व को दर्शाता है।

3.    संचार कौशल मामला

अगला महत्वपूर्ण पहलू आपका संचार कौशल है। आपको अंग्रेजी पर अच्छी पकड़ रखने की आवश्यकता होगी। आपके पास एक अच्छी शब्दावली भी होनी चाहिए ताकि आप अपने आप को शब्दों से लड़खड़ाते हुए न पाएं।समूहों में बोलने का अभ्यास करें, दोस्तों के साथ नकली जीडी बनाएं और बाद में अपने प्रदर्शन की समीक्षा करने के लिए इन्हें वीडियो रिकॉर्ड करें। यह न केवल आपको अपना ज्ञान बढ़ाने में मदद करेगा बल्कि आपके प्रवाह और निश्चित रूप से आपके आत्मविश्वास में भी सुधार करेगा।

4.    गैर-मौखिक कौशल मामला

रिक्रूटर्स आपको देखते हैं, आप जो कहते हैं उसे सुनें और जो आप नहीं कहते हैं उसे भी सुनें। आपके हावभाव, मुद्रा, चेहरे के भाव और पैरालंगुएज कई बार आपके शब्दों से ज्यादा बोलते हैं। चूंकि जीडी आभासी है, इसलिए आपका चेहरा और भी अधिक देखा जा रहा है, अपने भावों पर नियंत्रण रखें।

5.    श्रवण कौशल मामला

एक समूह चर्चा अर्थात जीडी में बोलना बहुत जरूरी है लेकिन उतना ही जरूरी है एक अच्छा श्रोता बनना। अन्य वक्ताओं को अच्छी तरह से सुनकर और हर समय बाधित न करके अपने सम्मान का प्रदर्शन करें। हालांकि, जीडी में समय सीमित होता है, इसलिए हर किसी को अपने समय में से कटौती करने का मौका न दें। चर्चा में प्रवेश करने का अवसर लें परंतु मान्य बिंदुओं के साथ ऐसा करें।

6.    जीडी  की शुरुआत और सारांश

            यदि आप विषय को अच्छी तरह से जानते हैं तो चर्चा शुरू करने का अवसर लें। इसी तरह, यदि आप एक अच्छे श्रोता हैं, तो चर्चा को संक्षेप में प्रस्तुत करने का अवसर लें। जब भी आपको लगे कि आपके पास प्रस्तुत करने के लिए एक उचित बिंदु है, तो चर्चा में प्रवेश करें। 'मैं सहमत हूं', 'मैं सहमत नहीं हूं', 'जोड़ना' जैसे वाक्यांशों का उपयोग न करने का प्रयास करें, क्योंकि आप अपने विचार प्रस्तुत करने के लिए हैं और सहमत, असहमत या अन्य जो कह रहे हैं उसे जोड़ने के लिए नहीं हैं।

अब व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौर की ओर बढ़ते हैं

आप पीआई दौर में पहुंच गए हैं, इसका मतलब है कि आप जीडी दौर से गुजर चुके हैं। अब केवल आप और भर्ती करने वाले ही बचे हैं।पीआई की तैयारी आपके जीडी क्लियर करने के बाद नहीं, बल्कि बहुत पहले शुरू हो जाती है। अब अपनी योग्यता साबित करने का समय है, उन्हें दिखाएं कि आप संगठन के लिए एक संपत्ति होंगे। आप टेबल पर क्या ला सकते हैं जो अन्य उम्मीदवार नहीं कर सकते हैं, महत्वपूर्ण है। आपका उत्साह, आपकी ऊर्जा, आपकी सकारात्मकता, आपका ज्ञान और निश्चित रूप से आप और आपकी मुस्कान, सब कुछ मायने रखता है।

सबसे पहले, दर्शकों का विस्तृत तरीके से विश्लेषण इस प्रकार है:

7.    होमवर्क मायने रखता है

सेक्टर को जानें: आप जिस सेक्टर में आवेदन कर रहे हैं, उसके बारे में पढ़ें, सेक्टर के प्रमुख खिलाड़ियों को जानें, उनकी ताकत को समझें, जानें कि बिजनेस कैसे हो रहा है।

संगठन को जानें: संगठन के बारे में पढ़ें, संगठन के व्यवसायिक कार्यक्षेत्रों के बारे में पढ़ें, इसके उत्पादों और सेवाओं के बारे में जानें, सही मायने में वह सब कुछ जो आप कर सकते हैं।

प्रोफ़ाइल को जानें: प्रोफ़ाइल को समझें, जानें कि आप प्रोफ़ाइल की अपेक्षाओं से कैसे मेल खाते हैं।

आप अपनी योग्यता साबित कर सकते हैं जब आप अच्छी तरह से संबद्ध हो सकते हैं और भर्ती करने वालों को बता सकते हैं कि आप सबसे उपयुक्त उम्मीदवार कैसे हैं।

8.    प्रश्नों का अनुमान लगाएं और उत्तर तैयार करें

मेरा विश्वास करो, आप अपना परिचय देकर और उन पहलुओं को जोड़कर साक्षात्कार को आगे बढ़ा सकते हैं, जिन पर आप पूछताछ करना चाहते हैं।  इधर उधर की बातें करने के बजाय सटीक और स्पष्ट उत्तर देने का अभ्यास करें। आपके पहले उत्तर के आधार पर यह अनुमान लगाएं कि पैनलिस्ट आपसे क्या पूछ सकते हैं। महत्वपूर्ण युक्ति है, "हमें अपने बारे में कुछ बताएं" प्रश्न का अधिकतम लाभ उठाएं। यह आपको रिक्रूटर्स के दिमाग और मुंह में सवाल डालने में मदद कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप कहते हैं कि आपको किताबें पढ़ना पसंद है, तो स्वचालित रूप से अगला प्रश्न कुछ पुस्तकों या अपने पसंदीदा लेखक का नाम है। आपको तैयार रहना चाहिए।

अपने रिज्यूमे के आधार पर भी प्रश्नों का अनुमान लगाएं। आपके रेज़्यूमे पर आपके पास मौजूद हर एक जानकारी या दावा आपके लिए एक प्रश्न है।

सिर्फ इसलिए कि यह एक वर्चुअल पीआई है और आप लैपटॉप या डेस्कटॉप पर हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आप इंटरव्यू के दौरान वेब पर जवाब खोज सकते हैं। आपकी बॉडी लैंग्वेज, आपके चेहरे के हाव-भाव और आपकी आंखों की गति से यह दिखाई देता है कि आप अनैतिक साधनों को खोजने या उनका उपयोग करने का प्रयास कर रहे हैं।

अपना रिज्यूमे अपने सामने रखें, ताकि आप उन महत्वपूर्ण बिंदुओं को न भूलें जिनके बारे में आप बात करना चाहते थे। क्या कहना है और कैसे कहना है, यह याद रखने के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों को पढ़ें और फ्लो चार्ट बनाएं; फ्लो चार्ट आपको आसानी से याद रखने के लिए एक दृश्य बनाते हैं।

वर्चुअल इंटरव्यू में अक्सर पूछे जाने वाले कुछ महत्वपूर्ण प्रश्न हैं:

·         आपके बारे में हमें कुछ बताइए

·         अपनी ताकत और कमजोरियों के बारे में बात करें

·         हमारे साथ काम क्यों करना चाहते हैं?

·         आपको काम पर क्यों रखा जाना चाहिए?

·         क्या आप ऑफिस या घर से काम करना पसंद करते हैं?

·         घर पर रहते हुए आप अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों को कैसे व्यवस्थित करते हैं?

·         अकेले काम करते समय आप कैसे प्रेरित रहते हैं?

·         हमें एक चुनौती के बारे में बताएं जो आपने खुद ली थी।

·         जब आप घर से काम कर रहे हों तो क्या आप ध्यान भटकाने से बच सकते हैं?

9.    उत्तर देने के लिए स्टार दृष्टिकोण का प्रयोग करें

जब भी आपसे कोई व्यवहार संबंधी प्रश्न पूछा जाए, तो उत्तर देने के लिए स्टार दृष्टिकोण का उपयोग करें। यह बेतरतीब ढंग से नहीं बल्कि उचित तरीके से उत्तर की संरचना करने में मदद करता है।

स्टार सिचुएशन, टास्क, एक्शन और रिजल्ट का संक्षिप्त रूप है।

उदाहरण के लिए, 'एक चुनौती के बारे में बात करें जिसका आपने सामना किया, आपने क्या किया?' आपके उत्तर में पहले स्थिति के बारे में बात होनी चाहिए, फिर कार्य, आपके द्वारा किए गए कार्यों और प्राप्त परिणामों पर आगे बढ़ना चाहिए।

एक बार जब आप अपने सभी उत्तरों को विशेष रूप से व्यवहार संबंधी प्रश्नों के उत्तर देना शुरू कर देते हैं, तो एक संरचित शैली में, आप एक बहुत अच्छी तरह से संगठित उम्मीदवार के रूप में सामने आते हैं।

10.  अभ्यास और पूर्वाभ्यास!

अभ्यास और पूर्वाभ्यास दो अलग-अलग शब्द हैं, शायद समानार्थी लगते हैं। किसी कौशल में महारत हासिल करने के लिए जितना हो सके उतना प्रयास करने के लिए पहले अभ्यास होता है; आप कैसा प्रदर्शन करते हैं, यह देखने के लिए पूर्वाभ्यास किया जा सकता है।जीडी और पीआई दोनों के लिए दोस्तों के साथ अभ्यास करें; पूर्वाभ्यास और वीडियो रिकॉर्ड जीडी और पीआई की समीक्षा करें और आत्मनिरीक्षण करें कि यह कैसे हुआ। अपनी गलतियों से सीखो।

एक महत्वपूर्ण बिंदु, अपने उत्तरों को याद न करें, उन्हें बार-बार बोलने का अभ्यास करें। हर बार कुछ अलग शब्द जोड़ें ताकि आपके उत्तरों में स्वाभाविकता नज़र आए और ऐसा न करें कि आपने सभी उत्तरों को दिल से सीखा है।यह भी याद रखें कि आपके साक्षात्कार के पहले पांच मिनट में आपको सबसे अधिक आंका जाता है, इसलिए अपने उत्साह, सकारात्मकता और ऊर्जा के साथ प्रभाव पैदा करने का प्रयास करें, क्योंकि बाकी साक्षात्कार के दौरान, साक्षात्कारकर्ता उन पहलुओं की तलाश करेगा जो उन्हें पुष्टि करने में मदद कर सकें और अपनी उम्मीदवारी के बारे में निर्णय पर पहुंचें। सकारात्मकता, ऊर्जा, जोश और उत्साह के साथ प्रवेश करें, उसी तरह से बाहर निकलें। और प्रोफ़ाइल के लिए अपनी उपयुक्तता को दोहराए बिना कमरे या मीटिंग से बाहर न निकलें। सरल शब्दों में, उन्हें विश्वास दिलाएं कि आप ही सही दावेदार हैं! ऐसा माहौल बनाएं कि 'वाह' हो जाए।

4 सी, अपनी सामग्री, संचार कौशल, आत्मविश्वास और संयम को न भूलें जो जीडी और पीआई में इक्का-दुक्का शस्‍त्र हो सकते हैं। और जैसा कि मैं हमेशा सभी से कहती हूं, 'अपनी चमक अपने साथ ले जाओ!'। आपका दिल जीतना निश्चित है और आपकी मेहनत रंग लाएगी! याद रखें कि किसी के पास कोई जादू की छड़ी नहीं है, केवल आपकी लगातार मेहनत ही आपकी सफलता की कुंजी हो सकती है। आपको कामयाबी मिले, ऐसी मेरी कामना है!

(लेखक आईएमएस, गाजि़याबाद में प्रोफेसर हैं. वह एक प्रशिक्षक, मेंटर और लेखक भी हैं. उनसे sangeeta.03m@gmail.com पर संपर्क किया जा सकता है).