आसान हुआ आभासी साक्षात्कार
संगीता गधोक मगन
कोविड -19 महामारी के दौरान घर से कार्य करते हुए एच आर मैनेजर मानव संसाधन प्रबंधक के कार्य के लिए ऑनलाइन साक्षात्कार हेतु नए आवेदकों का चयन करने के लिए वीडियो कॉल के जरिए आवेदकों से बातचीत कर रहे हैं " जल्द ही मुझे एक साक्षात्कार देना है। वह भी आभासी माध्यम से!" यह विचार अपने आप मेंकई लोगों के लिए डरावना हो सकता है, लेकिन वास्तव में आपको डर हैकिस बात का? जाहिर है कि अस्वीकृति का डर ही लगातार आपके आत्मविश्वास को कमजोर बना रहा है। आभासी या ऑनलाइन साक्षात्कार और भी ज्यादा तनावपूर्ण हो सकते हैं, क्योंकि इसमें भर्तीकर्ता का सामना के डर के साथ ही साथ कैमरे का सामना करने का एक अतिरिक्त डर भी होता है।
हमारे दिमाग में सबसे पहला सवाल यही उठता है कि हम'तैयारी कैसे करें?' हम में से अधिकांश लोग स्कूलों और कॉलेजों के दौरान पढ़ाई में इतने तल्लीन रहे कि अपने व्यक्तित्व के अन्य और उतने ही जरूरी पहलुओं- सॉफ्ट स्किल्स पर काम करने के लिए हमारे पास कभी समय ही नहीं था। हम केवल अच्छे अंक लाने और शानदार रिज्यूमे बनाने को लेकर परेशान रहे, क्योंकि हमारा मानना था कि किसी भी नौकरी के अवसर के लिए चयनित होने के लिए हमें अपने प्रभावशाली रिज्यूमे के साथ भर्तीकर्ता को प्रभावित करना होगा। और हां, इससे पहले हमें कभी भी कैमरे का सामना नहीं करना पड़ा।इसलिए, इस लेख मेंमैं 'काश मैं यह कर पाता!’जैसे मायूसी भरे शब्दों के स्थान पर साक्षात्कार प्रक्रिया की अच्छी तरह तैयारी करने और उसमें सफलता पाने के बारे में कुछ महत्वपूर्ण युक्तियां बताऊंगी', क्योंकि यदि आप अच्छी तरह तैयारी करते हैं, तो फिर डरने की कोई वजह नहीं!
अधिकांश ऑनलाइन साक्षात्कारों में आपको सिर्फ 20 मिनट में 6-10 लोगों के समूह में खुद को साबित करना होता है। यह कोई साधारण काम नहीं है। आइए, सबसे पहलेहम ऑफ़लाइन और ऑनलाइन भर्ती प्रक्रिया के अंतर को समझते हैं। भर्ती के तरीकों में काफी बदलाव आ चुका है। हालांकि आज भी आमने-सामने साक्षात्कार को ही प्राथमिकता दी जाती है, लेकिन ऑनलाइन साक्षात्कार भी लोकप्रिय हो रहे हैं। इसलिए बेहतर होगा कि हम अपनी तैयारी शुरु कर दें और ऑनलाइन साक्षात्कार में कैमरे और भर्तीकर्ता का सामना करने को तैयार हो जाएं। यूं तो ऑनलाइन या वीडियो साक्षात्कार अच्छा प्रभाव छोड़ने के असंख्य आजमाए हुए तरीकों के दायरे तक सीमित करते हैं,लेकिनऑनलाइन बातचीत के दौरान अपने संभावित नियोक्ता को प्रभावित करने के कई और भी तरीके हैं। तो, आइए कुछ महत्वपूर्ण पहलुओं को समझते हैं:
सज-धज मायने रखती है
आप सुस्त दिखने का खतरा मोल नहीं ले सकते; आपको ज्यादा से ज्यादा मेहनती और ऑफ़लाइन साक्षात्कार की तरह ही पेशेवर दिखना होगा, क्योंकि मानक वही रहते हैं। अगर आप आमने-सामने साक्षात्कार नहीं भी दे रहे हैं, तो भी आपका पहनावा साधारण नहीं होना चाहिए । अब जबकि कैमरे का फोकस आपके चेहरे पर है,तो ऐसे मेंयह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी ग्रूमिंग या सज-धज पर और भी अधिक ध्यान दें। वास्तव में, मैं आपको अपने औपचारिक जूते भी पहनने की सलाह दूंगी। हालांकि ऑनलाइन साक्षात्कार में संभवत: जूते दिखाई नहीं दे सकते, लेकिन हमारे पहनावे का हमारे आत्मविश्वास पर हमेशा मनोवैज्ञानिक प्रभाव पड़ता है।
पृष्ठभूमि मायने रखती है
क्या आप चाहेंगे कि आपका भावी बॉस आपके घर केबेतरतीब या गंदे कमरे में आए? मुझे यकीन है कि इसका उत्तर 'नहीं' होगा। फिर आप उन्हें वीडियो कॉल पर ऐसा ही क्यों देखने दें। आपका बिखरा हुआ बिस्तर, अस्त-व्यस्त सोफे ... ये सभी साक्षात्कारकर्ता को आपके बारे में कुछ बताते हैं…और यह अच्छा नहीं है।पहली धारणा बहुत महत्वपूर्ण होती है और कायम रहती है। भले ही आपको अच्छा लगे या नहीं, अचेतन पूर्वाग्रह निर्णय लेने की प्रक्रिया को प्रभावित कर सकते हैं। इसलिए, अपने घर की कोई साफ-सुथरी जगह तलाश कीजिए, जिसकी पृष्ठभूमि न तो फालतु चीजें हों, न ही कुछ भड़कीला हों। आपके पीछे एक साधारण हल्के रंग की दीवार सबसे प्रभावशाली रहेगी; करीने से सजी किताबों का एक बुक शेल्फ या सिर्फ एक सादी दीवार बहुत अच्छा प्रभाव डालेगी।बहुत ही महत्वपूर्ण सलाह यह है कि यह आपकी पसंदीदा आभासी पृष्ठभूमि या किसी भी प्रकार के फ़िल्टर के लिए उपयुक्त बिल्कुल भी उपयुक्त समय नहीं है। सहज रहिए । जहां विज्युअल पृष्ठभूमि मायने रखती है, वहीं पृष्ठभूमि से आने वाली आवाजेंभी महत्वपूर्ण हैं। बहुत शोर करने वाला पंखा या संगीत या टेलीविज़न, परिवार या बच्चों या पालतू जानवर की आवाज़आपके साथ-साथ भर्तीकर्ता का भी ध्यान भटका सकते हैं।अपने फोन को साइलेंट रखें; आप नहीं चाहेंगे कि आपके व्हाट्सएप संदेश आपका ध्यान भटकाएं।साफ-सुथरी जगह में भी शांति रखने की जरूरत है, ताकि आप अपने और अपने भावी नियोक्ता दोनों के भटकाव के सभी कारणों को दूर रह सकें।
प्रकाश व्यवस्था मायने रखती है
लाइट्स, कैमरा, एक्शन! जी हां, प्रकाश व्यवस्था मायने रखती है। साक्षात्कार के दौरान आप अंधेरे में छिपा हुआ नहीं दिखना चाहेंगे। आपके चेहरे पर पड़ने वाली रोशनी के साथ-साथ अच्छी रोशनी वाली पृष्ठभूमि आपके बारे में सकारात्मक एहसास कराती है। मुझे पूरा यकीन है, आप चाहते हैं कि भर्तीकर्ता आपको ज्यादा से ज्यादा अच्छी, लाक्षणिक और शाब्दिक दोनों ही रूप से अच्छी रोशनी में देखें;वीडियो कॉल के दौरान, हमेशा इस बात का ख्याल रखें कि रोशनी सामने से आप पर पड़ रही हो। हो सके तो अपने चेहरे पर प्राकृतिक रोशनी पड़ने दें, अतिरिक्त रोशनी के लिए टेबल लैंप का इस्तेमाल करें। हालांकि, प्रकाश की स्थिति के संबंध में सावधान रहें, क्योंकि गलत कोण आपके चश्मे पर चकाचौंध का कारण बन सकता है। अधिक चमकीली रोशनी के उपयोग से बचें।
अवाचिक भाषा मायने रखती है
निस्संदेह, आपके द्वारा बोले जाने वाले शब्द मायने रखते हैं, लेकिन यह बार-बार परखा और साबित किया जा चुका है कि अवाचिक भाषा भी मायने रखती है और कई बार बोले गए शब्दों से भी अधिक मायने रखती है।आमने-सामने के साक्षात्कार में, कमरे में प्रवेश करने का तरीका, अभिवादन का तरीका, बैठने और बातचीत करने का तरीका किसी व्यक्ति के बारे में अधिक बताता है।उसी तरह, ऑनलाइन साक्षात्कार में भी, कैमरे के सामने आपके बैठने का तरीका, आपके चेहरे के हाव-भाव और आपके बोलने का तरीका मायने रखता है।दरअसल, यहां आपके चेहरे के हाव-भाव पर अधिक ध्यान दिया जाता है। ऑनलाइन प्रक्रिया में बड़ा सवाल यही होता है कि अपने भर्तीकर्ता के साथ आंखों का संपर्क कैसे बनाकर रखा जाए ।उत्तर बहुत सरल है, वास्तव में ऐसा करना आमने-सामने के साक्षात्कार से कहीं अधिक सरल है; सीधे अपने कैमरे में देखें।आमने-सामने और ऑनलाइन प्रक्रिया दोनों में आँख से संपर्क बनाना, सरल संबंध और मनोयाग की भावना को बढ़ावा देने में मदद करता है;अपने साक्षात्कारकर्ता के साथ सकारात्मक संबंध बनाने का प्रयास करने की दिशा में यह महत्वपूर्ण हो सकता है। आपका ध्यान पूरी तरह केंद्रित और तल्लीन दिखना भी महत्वपूर्ण है। खुद को भर्तीकर्ता के सामने प्रेरित और तल्लीन दिखाने का एकमात्र तरीका यही है कि आप सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करें।'फ्रीज इमेज' जैसे लुक के साथ न बैठे रहें। सबसे पहली नजर किसी व्यक्ति के चेहरे पर ही पड़ती है और ऑनलाइन बातचीत के दौरान इसे और भी अधिक देखा और परखा जाता है। एक मुस्कान, त्योरी या मुस्कराहट आपके मूड, आपके आत्मविश्वास और बाद की बातचीत के बारे में बहुत कुछ निर्धारित करती है।
ऑस्ट्रियाई-अमेरिकी लेखक और शिक्षक पीटर ड्रकर ने ठीक ही कहा है, "संचार में सबसे महत्वपूर्ण बात उसे सुनना है, जो कहा ही नहीं गया।" इसलिए जब भर्तीकर्ता कीबात करें, तो उनकी बात आपकी समझ में आ रही है, इसकी पुष्टि के लिए अपने सिर को थोड़ा हिलाते रहेऔर आवश्यक हो तो स्पष्टीरकण के लिए प्रश्न भी पूछें। इससे पता चलता है कि आप उनकी बात सजग होकर सुन रहे हैं और प्रक्रिया में तल्लीन हैं, बाद में प्रक्रिया और प्रोफ़ाइल में अपना उत्साह प्रदर्शित कर रहे हैं।
पैरालैंग्वेज मायने रखती है
आपकी पैरालैंग्वेज भी महत्वपूर्ण है, सबसे महत्वपूर्ण बात आपके बोलने की रफ्तार और स्वर का उतार-चढ़ाव है। बहुत तेज रफ्तार से बोलना घबराहट आपकी प्रदर्शित कर सकता है, इसलिए अपनी बात पर गौर करें। बातचीत की रफ्तार बहुत धीमी मत रखिए, भर्तीकर्ता इसमें दिलचस्पी नहीं लेगा। साथ ही बहुत तेज रफ्तार भी मत रखिए, इससे भर्तीकर्ता को चिढ़न हो सकती है।आपके स्वर का सही उतार-चढ़ाव आपके आत्मविश्वास के साथ ही साथ आपके उत्साह को भी दर्शाता है।दबी हुई आवाज, सपाट नीरस स्वर सुनना कोई भी पसंद नहीं करता।उम्मीदवारों की ऊर्जा का ऊंचा स्तर हमेशा प्रभावित करता है और पैनलिस्टों द्वारा सराहाजाता है।साक्षात्कार के दौरान आपकी सबसे बड़ी चुनौती बातचीत को जीवंत बनाए रखना है ताकि भर्तीकर्ता आपकी बात सुनकर बोर न हों।
प्रभावित करने के लिए मुस्कुराइए
मुस्कुराना मत भूलिए! साक्षात्कार के दौरान किसी भी नकारात्मकता को दूर भगाने का एकमात्र हथियार आपकी मुस्कान ही है, यह आत्मविश्वास का भी सबसे अच्छा प्रतीक है।यह न केवल साक्षात्कारकर्ता पर अच्छा प्रभाव डालती है, बल्कि साक्षात्कार के दौरान आपको खुश और सकारात्मक महसूस करा सकती है।आज के जॉब मार्केट में, भर्तीकर्ता अब केवल योग्यता की ही तलाश नहीं करते; वे ऊर्जा से भरपूर सही व्यक्ति की तलाश भी करते हैं, जो उनके कार्यस्थल के वातावरण से मेल खाए और घुल-मिल जाए।हालांकि, मुस्कान नकली नहीं होनी चाहिए, चाहे आपको इसका एहसास हो या न हो, नकली मुस्कान हमेशा पकड़ी जाती है। साक्षात्कारकर्ता आपकी नकली मुस्कान को भांप जाताहै, यह आपके सभी प्रयासों को नष्ट कर देती है।सबसे अच्छा तरीका यही है कि इस बात का पता लगाया जाए कि आपको जॉब प्रोफाइल में क्या उत्साहित करता है ताकि आपका उत्साह और ऊर्जा वास्तविक हो। पूरे साक्षात्कार के दौरान आपके चेहरे पर हर समय मुस्कान रहना भी जरूरी नहीं है।यह समझ या ध्यान की कमी दिखा सकता है।साक्षात्कार के दौरान केवल उचित समय पर ही आपको मुस्कान बिखेरनी चाहिए।
प्रौद्योगिकी मायने रखती है
साक्षात्कार के लिए आपने जो भी प्लेटफॉर्म (WebEx, Zoom, Microsoft Teams, आदि) चुना है, उसमें अभ्यस्त होने के लिए आप पहले से उसका अभ्यास करें। हर चीज के लिए तैयार रहें; यदि आपने पहले किसी प्लेटफ़ॉर्म विशेष का उपयोग नहीं किया है, तो इंटरफ़ेस डाउनलोड करें और परिवार के किसी सदस्य या मित्र के साथ मॉक कॉल करके उसके फीचर्स का अभ्यास करें।यह साक्षात्कार के दौरान तकनीक से संबंधित किसी भी तरह की गड़बड़ी से आपका बचाव सुनिश्चित करेगा।अपने वाई-फाई की स्पीड की जांच करें। खराब इंटरनेट का मतलब खराब कम्युनिकेशन हो सकता है।यह सुनिश्चित करना अनिवार्य है कि आपका इंटरनेट ऑप्टीमम स्पीड से काम कर रहा है; आपको साक्षात्कार देने के समय अपने परिवार के सदस्यों या रूममेट्स को लॉग आउट करने के लिए भी कहना पड़ सकता है।आभासी साक्षात्कार में यदि आप बात करते समय म्यूट रह जाएं, तो बहुत गड़बड़ हो सकती हैं और इससे भी खराब बात तब होती है जब भर्तीकर्ता के बोलते समय आप अनम्यूट हों या आभासी पृष्ठभूमि के कारण आपके चेहरे पर कुछ अजीब फिल्टर हों।
ऑनलाइन साक्षात्कार के नकारात्मक पहलु
यद्यपि आभासी साक्षात्कार प्रक्रिया के कुछ सकारात्मक पहलु हैं, जैसे ट्रैफिक जाम से जूझने और समय पर साक्षात्कार वाली जगह पहुंचने की आपा-धापीकरने की बजाए आपअपने सुविधाजनक स्थान पर रहते हैं, आदि लेकिन आभासी प्रक्रिया में के नकारात्मक पहलु भी हैं। तकनीकी खराबी आपके साक्षात्कार में सफलता की राह में रोड़ा उत्पन्न कर सकती है। इसके अलावाइंटरनेट की धीमीगति जैसी तकनीकी समस्याओं के अलावा और भी कई तरह की खराबियां हैं, जिन्हें आपको होने से रोकना होगा अथवा जिनके हो जाने पर उनका आसानी से टल जाना सुनिश्चित करना होगा।अन्य के नकारात्मक पहलुओं में कार्यालयों का दौरा करने,संभावित साथियों से मिलने, कंपनी की संस्कृति को देखने और समझने में समर्थ नहीं होना शामिल है।अंत में एक और महत्वपूर्ण बात, दूर-दराज के अवसरों और आभासी साक्षात्कारों ने लोगों की पहुंच में वृद्धि की है, अर्थात आपके प्रतिस्पर्धियों की संख्या बढ़ गई है।
अब चाहे यह बेहतर हो या बदतर, वर्चुअल साक्षात्कार और रिमोट हायरिंग की पद्धतियां बरकरार रहने वाली हैं। जहां एक ओर इनके अनेक नायाब फायदे हैं, वहीं कई चुनौतियां भी हैं। यह प्रक्रिया अपेक्षाकृत नई हो सकती है, लेकिन आपको आभासी साक्षात्कार की बारीकियों को समझना और उसमें सफलता पाना सीखना होगा।अब आप आभासी साक्षात्कार के महत्वपूर्ण पहलुओं को समझ गए हैं, तो ‘आभासी साक्षात्कार देना हुआ आसान' श्रृंखला के अगले भाग मेंमैं समूह चर्चा और व्यक्तिगत साक्षात्कार की युक्तियों के बारे में चर्चा करूंगी। तब तक पढ़ते रहिये, सीखते रहिये, यह आपको कीर्तिमान रखेगा! और जैसा कि मैं हमेशा सभी से कहती हूं, 'अपनी ऊर्जा अपने साथ रखिए!' आप निश्चित तौर पर दिलों को जीत लेंगे और आपकी मेहनत रंग लाएगी! याद रखें कि कोई जादू की छड़ी नहीं है, केवल निरंतर मेहनत ही आपकी सफलता की कुंजी हो सकती है।
(लेखिका आईएमएस गाजियाबाद में प्रोफेसर हैं। वह प्रशिक्षक, परामर्शदाता और लेखिका भी हैं। उनसे sangeeta03m@gmail.comपर संपर्क किया जा सकता है)